En el contexto actual, difícilmente una empresa podría sobrevivir si no entiende en detalle el comportamiento de sus clientes. De ahí el trabajo realizado los últimos años en conocer a fondo los gustos y preferencias de sus clientes, utilizando para ello una gran cantidad de datos recogidos de diferentes sistemas de información. Es precisamente gracias a esto que las empresas pueden ofrecer productos-servicios con promociones personalizadas. Por el contrario, y paradójicamente, las empresas no están tan avanzadas cuando se trata de conocer a sus empleados.- ¿cómo atraer a los mejores candidatos?, ¿a quién contratar?, ¿a quién promocionar?, ¿quién está pensando abandonar la organización?, ¿cómo medir y mejorar la productividad de los empleados?, ¿cómo de satisfactoria es la “experiencia empleado”?, ¿cómo está funcionando la productividad en el Teletrabajo? son algunas preguntas recurrentes y cuyas respuestas son todavía bastante inciertas.

Durante mucho tiempo los profesionales de Recursos Humanos han respondido estas preguntas utilizando su “intuición”, o bien la inferencia. Hoy día sabemos que confiar en la intuición para tomar decisiones sobre personas puede ser una mala idea. En este sentido, People Analytics puede ayudar a las organizaciones a responder las preguntas antes planteadas y tomar decisiones basadas en datos cuantificables.

Pero, ¿en qué consiste “People Analytics”?

La esencia es hacer uso de la data disponible con el objetivo de recopilar evidencias de cara a la mejora de la toma de decisiones. Formalmente podríamos definirla como “el descubrimiento, interpretación, y comunicación de patrones significativos a partir de la data relacionada a los empleados que facilita la toma de decisiones para mejorar el desempeño”. En la práctica, consiste en la aplicación de técnicas avanzadas de análisis de grandes volúmenes de datos con la finalidad de entender mejor su comportamiento y, con ello, la posibilidad de aumentar su productividad para obtener mejores resultados de negocio.

Apenas 5 años atrás solo unas pocas empresas en el mundo estaban empleando el “people analytics”. Google fue pionero en su adopción definiendo su mantra para la gestión de personas a partir de esta frase: “en Google todas las decisiones asociadas a las personas tienen que estar basadas en data y análisis”. Pueden ser identificados variedad de ejemplos (“casos de uso”) en el libro “Work Rules!” del ex Gerente de People Operations (así se llama el área de Recursos Humanos en Google), Laszlo Bock.

Actualmente muchas empresas ya han comenzado su camino en el “people analytics”, trabajando sobre diversos “casos de uso” basados en la recogida, limpieza, análisis y utilización de la data. Alguna de ellas, incluso, está formando su propio equipo de profesionales para el desarrollo de “people analytics” de cara a apoyar la toma de decisiones.

¿Por qué utilizar “People Analytics”?

La utilización de esta metodología es clave para el proceso de transformación y evolución estratégica del Área de Recursos Humanos en prácticamente cualquier tipo de organización. A continuación, se identifican algunas de las ventajas:

1. Descubriendo las motivaciones

Permite identificar y analizar las motivaciones de los empleados. Esta comprensión es de gran importancia, ya que la motivación está directamente relacionada con la productividad.

Con esta información, la empresa puede revisar y optimizar los procesos que no ayudan a que el equipo, o incluso un empleado específico, se sienta motivado.

2. Búsqueda de nuevos talentos

La metodología ofrece una serie de beneficios a la hora de contratar “nuevos talentos”, ya que ayuda a que la búsqueda de futuros empleados sea más estratégica y asertiva, con un menor margen de error (y no basada únicamente en percepciones personales).

Trabaja ayudando a RR.HH. a determinar cuáles son las cualidades ideales para un puesto en particular y luego analiza qué candidatos (interno o externos) son los más adecuados para dicha posición. La inteligencia artificial y el “machine learning” son las palancas más utilizadas, utilizando algoritmos inteligentes que aprenden del día a día.

3. Productividad y supervisión del desempeño

El análisis de personas ayuda a la organización en el seguimiento de la productividad de los empleados. “People Analytics” ofrecerá los datos necesarios para poder realizar cambios y ajustes que permitan que el desempeño alcance el índice deseado.

Este apartado adquiere aún mayor relevancia con la incorporación masiva del Teletrabajo (o trabajo en remoto) en las organizaciones, ya que permite establecer parámetros de control y guía para una gestión efectiva de los profesionales y los objetivos a cumplir (KPI’s, OKR’s,…).

4. Toma decisiones más asertivas

El análisis de los datos ayuda a que las empresas tomen decisiones más centradas y estratégicas, lo que hace que la posibilidad de obtener resultados positivos sea aún mayor.

5. Reducción de costes

A modo de ejemplo, la contratación de un empleado con bajo desempeño resulta costosa para las empresas. Con el análisis de los perfiles profesionales que permite realizar People Analytics, la probabilidad de que ocurra se reduce sensiblemente. Al contratar personas bien alineadas con el perfil deseado (utilizando toda la información de las variables disponibles), la capacitación también se vuelve más productiva y exitosa.

¿Cómo implementar People Analytics?

Desde mi experiencia, estos son los 5 pasos básicos que se deben dar:

1.- Identifica las áreas de oportunidad de tu empresa.- el primer paso para una correcta implantación y utilización de “People Analytics” es identificar los problemas (habitualmente denominados como “casos de uso”) que deseas resolver. El tipo de problemas que puede ayudar a resolver esta metodología deberían estar directamente vinculados a los indicadores clave de rendimiento de la organización.

2.- Jerarquiza los problemas.- una vez hayas identificado los problemas a resolver, es hora de clasificarlos en orden de importancia, desde los más urgentes y graves hasta los menores. Esta jerarquía servirá para priorizar los problemas de mayor impacto que pueden ser más fáciles de resolver (“quick wins”).

3.- Recopila datos relevantes.- los datos que deben ser recopilados para su posterior análisis deben ser de valor estratégico para la organización. De lo contrario, supondrán una pérdida de tiempo y energía.

Probablemente el Área de Recursos Humanos ya posee diversos sistemas de información (habitualmente poco o mal interconectados) que generan un “sistema de métricas”, que puede servir de base para recoger multitud de datos. Es importante centrarse, en la medida de lo posible, en los datos que ya están recogidos y, solo si resulta realmente necesario, se analizará la viabilidad y el esfuerzo a realizar para agregar nueva información.

4.- Limpieza y análisis de los datos recopilados.- este paso es, probablemente, uno de los más complejos, ya que requiere habilidades sólidas en estadística y de expertise funcional. Es de crucial importancia una correcta ejecución de este paso, pues de aquí surgirá la base para obtener información valiosa.

Existen diversas herramientas disponibles que permiten a las organizaciones utilizar técnicas de clasificación de datos con una interfaz intuitiva. Esto facilita la exploración y comprensión rápida de los datos para definir un plan de acción efectivo.

5.- Diseña un plan de acción y ejecútalo.- ahora que has completado el análisis de los datos, es hora de crear y ejecutar un plan de acción para abordar los problemas identificados en el paso 1.

Si, por ejemplo, deseas mejorar el “ratio de éxito en las promociones a puestos Directivos y/o Gerentes” en tu organización, podrías identificar, limpiar, analizar y utilizar la información de las diferentes evaluaciones de desempeño, los resultados de la Encuesta de clima laboral, los resultados de las evaluaciones 360º, los resultados de un Assessment Center, aspectos de ajuste cultural, diferentes datos del equipo que estaría a su cargo, etc. De este modo, tu organización conseguirá “asegurar” las promociones, reduciendo los posibles costes asociados a una mala decisión, mejorar la satisfacción de los equipos y, por último, medir el impacto en la satisfacción del cliente (NPS) interno y externo.

La relación entre “People Analytics” y Big Data en RH

Cuando hablamos de datos, o más bien una gran cantidad de ellos, entramos en el concepto de Big Data. El mismo trata de recopilar y almacenar grandes volúmenes de datos, estructurados y/o no estructurados, de diversas fuentes, con el objetivo de analizarlos en busca de información que permita tomar mejores decisiones. Sin embargo, con estos datos sueltos y, a menudo, fragmentados, las empresas terminan operando lentamente y se enfrentan a numerosas dificultades.

Ahí es donde comienza “People Analytics”, para tomar los datos recolectados mediante técnicas de Big Data, referenciarlos, analizarlos y convertirlos en información útil y organizada para la gestión de personas. Podríamos decir que el Big Data es la materia prima para el proceso de “People Analytics”.

La experiencia demuestra que no resulta productivo llenar el Big Data con todo tipo de datos, especialmente si no son útiles para la operación y resolución de los “casos de uso”. Cuanto mejor clasificados y limpios estén los datos, en el sentido de que sean reales y verdaderos, más sencillo resulta el análisis de los mismos, y los resultados serán más confiables.

Y después, ¿qué?

Una vez hemos recolectado, limpiado, analizado y utilizado todos los datos disponibles, el siguiente paso consiste en incorporar la “inteligencia artificial” en el proceso. La misma, mediante la utilización de diferentes técnicas (machine learning, etc.) nos permitirá crear algoritmos inteligentes que aprendan y evolucionen con la situación de la compañía, permitiéndonos:

• Anticipándonos en la toma de decisiones antes de que un suceso ocurra (abandono de un profesional, incorporación de un mal candidato, formación a medida para cada profesional, promociones incorrectas, etc.).
• Tomar decisiones empresariales aprovechando la inteligencia humana y las capacidades que ofrece la Inteligencia artificial.
• Medir el impacto de modo ágil y con precisión (Cuadros de Mando, etc.).
• Alinear, de modo real y eficaz, la estrategia de gestión de personas con la estrategia de negocio.

Bienvenidos a una nueva etapa, a un nuevo tablero de juego donde la tecnología es una de las palancas estratégicas para hacer las organizaciones más ágiles, competitivas, inteligentes y, por qué no, humanas. Las empresas que antes se adapten serán las empresas del futuro, las que tarden mucho en hacerlo…

Socio RENOVATIO WAY TO GO

www.renovatiowaytogo.com